Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử tiếng Anh là gì? Tên tiếng Anh của hóa đơn điện tử (HĐĐT) là Electronic Invoice, viết tắt là E-Invoice. Đây là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập. Hóa đơn được dùng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, chữ ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử. HĐĐT bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Như vậy, có thể nói một cách ngắn gọn, dễ hiểu: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Đặc điểm của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm các đặc điểm sau:

Ký hiệu hóa đơn: Chữ E (ví dụ: AA/18E).
Số liên hóa đơn: Không có số liên.
Chữ ký trên hóa đơn: Chữ ký số.
Hình thức hóa đơn: Lưu trữ bản mềm (điện tử, số hóa). Không cần phải in ra giấy.
Phương thức nhận hóa đơn: Nhận bản mềm qua email hoặc qua cổng thông tin (web portal) với tên truy cập và mật khẩu được cấp.
Thời gian lưu trữ hóa đơn: Tối thiểu 10 năm trên hệ thống.
Hóa đơn điện tử được thể hiện dưới dạng ghi song ngữ.
Khi hóa đơn có sai sót: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới).
Hóa đơn phục vụ đi đường: Truy cập xem trên cổng thông tin hoặc in ra giấy (không cần chữ ký, đóng dấu, chỉ để phòng trừ khi không có Internet).
Ngày của hóa đơn điện tử dùng để hạch toán, kê khai thuế: Ngày lập hóa đơn (chứ không phải là ngày ký hóa đơn).

Phân loại hóa đơn điện tử

Có thể phân HĐĐT thành các loại chính sau đây:

Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu và các loại hóa đơn khác (tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu tiền bảo hiểm,...).
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, cước phí vận tải quốc tế,...

Bên cạnh đó còn có loại HĐĐT có mã cơ quan thuế và không có mã cơ quan thuế:

HĐĐT có mã CQT là hóa đơn được cấp mã bởi CQT trước khi được sử dụng cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Loại hóa đơn này bao gồm cả trường hợp được khởi tạo bằng máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu đến CQT thông qua phương tiện điện tử.
HĐĐT không có mã CQT là hóa đơn do người bán lập và gửi cho người mua mà không có mã CQT. Loại hóa đơn này cũng bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền.

Các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nêu rõ yêu cầu về nội dung của hóa đơn điện tử như sau:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

3. Số hóa đơn.

4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.

6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.

8. Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.

11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại Điểm e Khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).

12. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các thủ tục này sẽ được chia làm 2 trường hợp, đó là đăng ký sử dụng hóa đơn có mã CQT và không có mã CQT.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Các đối tượng đăng ký lập hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế bao gồm các tổ chức, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh. Thủ tục đăng ký sử dụng như sau:

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin theo mẫu số 1 Phục lục Nghị định 119/2018.
Bước 3: Chờ thông báo từ cơ quan thuế theo mẫu số 2 Phụ lục đính kèm Nghị định 119. Thời hạn thường là 1 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế nhận được hồ sơ đăng ký.
Bước 4: Nếu thông báo từ cơ quan thuế là chấp nhận thì quý khách cần hủy toàn bộ hóa đơn giấy chưa sử dụng để bắt đầu sử dụng HĐĐT. Nếu cần điều chỉnh thông tin thì quý khách chỉnh sửa và gửi lại cơ quan thuế theo mẫu số 1.

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Các đối tượng có thể đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã CQT bao gồm các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông, nước sạch, y tế, bảo hiểm, thương mại điện tử,... hay các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử với cơ quan thuế.

Thủ tục đăng ký như sau:

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Sau đó điền đầy đủ các thông tin theo mẫu số 1 Phục lục Nghị định 119.
Bước 2: Cơ quan thuế gửi thông báo theo mẫu số 2 Phụ lục đính kèm Nghị định 119 sau 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được đơn đăng ký.
Bước 3: Sau khi được chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã CQT, quý khách cần hủy hết những hóa đơn giấy còn tồn đọng. Nếu không được chấp nhận thì nên đăng ký sử dụng HĐĐT có mã CQT.